工地文件與紀錄保存

在現代營造業的複雜工程環境中，文件與紀錄保存已成為職業安全衛生管理不可或缺的重要環節。根據我國職業安全衛生法及相關法規要求，工地現場產生的各類安全文件、檢查紀錄、訓練資料等，不僅需要完整保存，更必須建立系統化的管理機制。隨著數位科技的快速發展，傳統紙本文件管理已逐漸朝向電子化轉型，然而許多營造業者在文件保存實務上仍面臨諸多挑戰。透過建立完善的文件管理制度，不僅能確保法規遵循，更能提升工地安全管理效率，降低職業災害風險，為企業建構穩固的安全管理基礎。

圖片來源：傳送門

法規要求與保存年限規範

職業安全衛生相關文件保存規定

依據我國職業安全衛生管理辦法及相關法規，營造業工地必須保存的文件種類繁多，各有不同的保存年限要求。職業安全衛生委員會會議紀錄依據職業安全衛生管理辦法第12條規定，需保存三年，且每三個月召開一次會議。職業安全衛生管理執行紀錄根據第12-1條，同樣須保存三年，包含日常安全管理活動的完整記錄。(傳送門)

職業災害風險評估與預防措施紀錄是工地安全管理的核心文件，依據第12-3條規定保存三年。這類文件記錄了工地潛在危害的辨識過程、風險評估結果，以及所採取的預防控制措施，對於事故調查和安全改善具有重要參考價值。同時，訓練紀錄也納入相同保存期限，確保勞工安全教育訓練的完整性與可追溯性。(傳送門)

設備檢查與承攬管理文件

機械設備安全管理文件同樣具有法定保存要求。機械、設備、器具、物料、原料及個人防護具驗收紀錄依據第12-4條規定保存三年。此外，營繕工程之規劃、設計、施工及監造承攬契約也須保存三年，確保工程各階段安全責任的明確性。(傳送門)

承攬管理計畫的保存同樣為三年期限，這涵蓋了承攬商的安全衛生管理能力評估、職業災害通報機制、危險作業管制措施、教育訓練規劃、緊急應變程序及安全衛生績效評估等重要內容。緊急應變計畫及演練紀錄依據第12-6條規定保存三年，包含定期實施的演練活動記錄。(傳送門)

檢查與監測文件保存期限

工地日常安全檢查文件的保存期限依檢查性質而定。定期檢查紀錄和重點檢查紀錄依據第80條規定保存三年。這些檢查紀錄涵蓋了施工架、支撐架、擋土設施等臨時性結構物的安全檢查，以及各種機械設備的定期檢驗。(傳送門)

特定作業環境的監測紀錄也有明確保存要求。缺氧作業環境監測紀錄包含空氣中氧氣濃度、硫化氫等有害氣體濃度確認紀錄，保存期限為三年。作業環境監測管理手冊及紀錄同樣保存三年，確保工地環境安全監測的連續性。(傳送門)

圖片來源：傳送門

健康檢查與特殊作業紀錄

勞工健康保護文件管理

勞工健康相關文件的保存年限較一般安全文件更長。勞工健康服務執行紀錄表依據勞工健康保護規則第14條規定保存三年。然而，勞工一般體格及健康檢查紀錄的保存期限延長至七年，反映出健康資料的長期追蹤價值。(傳送門)

特殊體格及健康檢查紀錄的保存期限更為嚴格，依據作業類型分為十年至三十年不等。例如，從事高溫作業、噪音作業、異常氣壓作業等特殊環境工作的勞工，其健康檢查紀錄需保存十年；而接觸游離輻射、石綿、苯等高危害物質的勞工，其檢查紀錄須保存三十年。這種長期保存要求主要考量到職業病的長潛伏期特性。(傳送門)

特定化學物質管理文件

化學品管理相關文件同樣具有特殊保存要求。安全資料表依據危害性化學品標示及通識規則第15條規定保存三年，且每三年檢討一次，確保化學品安全資訊的時效性。危害通識計畫執行紀錄保存期限為三年。

對於特定化學物質，局部排氣裝置設計報告書及原始性能測試報告書需保存十年，而特定管理物質紀錄更需保存長達三十年。這些嚴格的保存要求反映出化學品對勞工健康的長期影響性。

數位化文件管理系統發展

營造業電子化管理趨勢

隨著資訊科技的快速發展，營造業正積極推動文件管理電子化。數位化文件管理系統能夠有效解決傳統紙本管理面臨的諸多困境，包括文件散失、版本混亂、檢索困難等問題。現代工程管理軟體透過集中管理合約、藍圖、施工許可與驗收表單等文件，使所有專案文件能夠井然有序、隨時存取。(傳送門)

台灣政府積極推動建築管理資訊化，臺北市自108年7月全面實施建造執照申請無紙化系統，透過線上審查及送件機制，評估每張建造執照可減少80%以上紙張使用量。這種政府層級的數位化推動，為營造業電子文件管理樹立了重要典範。(傳送門)

雲端文件管理平台應用

雲端技術為營造業文件管理帶來革命性變革。專業的雲端文件管理平台提供版本控制、審核追蹤功能，讓每一次修改都有完整紀錄，確保專案生命週期中的資料正確無誤並可追溯。ASUS OmniStor等企業儲存雲平台，以雲原生資料保護服務為核心，透過單一平台集中整合AEC產業的專案文件，從估價、設計、專案管理、施工到竣工，確保工程文件與圖像的完整性。(傳送門)

營造廠商透過雲端平台管理工程專案文件，能有效解決傳統作業模式的諸多問題。研究顯示，營造廠在施工階段常遇到資料使用困難、文件管理無固定流程、版本無控管、工程資料無有效分類、人員不足等問題。雲端管理模式能建立完整工程履歷經驗，在發生爭議時快速備妥相關證據文件。(傳送門)

圖片來源：傳送門

電子化表單系統實務應用

智慧化安全巡檢系統

現代化的數位工具正逐步改變營造業的安全管理模式。手持式智慧型安全巡檢系統利用QR Code或RFID TAG技術，讓巡查人員能立即將發現的危害事件進行資訊檢整與回報。此系統已內建設備自動檢查檢核表350項、職業衛生與健康促進及環境檢核表37項、安全衛生管理系統16項。(傳送門)

工安e管家等專業系統透過智慧表單與流程自動化，協助工地數位化巡檢與職安衛生管理。系統提供QR Code掃碼登入、手寫簽名板簽署、檢查表一鍵匯出PDF等功能，簡化現場操作流程，提升管理效率。(傳送門)

職業安全衛生管理系統整合

TOSHMS（臺灣職業安全衛生管理系統）等專業平台將表單雲端化，管理者可在系統內填寫資料表單，及時填寫並節省紙張浪費。系統整合稽核與風險管理功能，提供事件回報、即時通知、分級分層通知、事件調查、統計報表等完整管理機制。(傳送門)

這些系統特別強調承攬商安全衛生管理，包含進場管理、匝口管控、臉部辨識等先進功能。透過系統化管理，企業能統整客戶及承攬商的統計資料、專案文件資料、評鑑缺失紀錄。(傳送門)

圖片來源：傳送門

傳統文件管理挑戰與問題

紙本管理面臨的困境

營造業長期以來依賴紙本作業流程，在文件管理上面臨重重挑戰。研究指出，營造廠工地辦公室多為臨時組合屋，並無良好儲藏室規劃，文件多為雜亂無章且搜尋不易。紙本檔案太多且缺乏固定分類資料夾索引，使得文件不容易尋找，現場人員調閱資料困難。(傳送門)

傳統管理模式下，當專案工程結束後，資料常送往大型倉庫堆疊，硬碟由非特定少數人保管，經常發生資料遺失與硬碟毀損情況。這種管理方式在履約爭議發生時，往往面臨證據保全不足的風險。(傳送門)

版本控制與資訊同步問題

建築工程環環相扣，傳統紙本流程容易出現資料缺漏、資訊落差等問題，嚴重拖緩工程效率。版本控制混亂是營造業文件管理的重大挑戰，若使用錯誤版本的設計文件進行施工，可能導致嚴重的工程錯誤和安全風險。(傳送門)

營造業面臨的另一重大問題是跨地域的文件溝通困難。多數企業在不同工地都有各自的文件系統，總部管理人員需要查看文件時必須至現場或遠端連線，但常因連線速度及技術問題導致文件上傳不完整。(傳送門)

圖片來源：傳送門

數位化轉型實施策略

系統導入規劃與評估

成功的數位化轉型需要周密的規劃與評估。在評估規劃階段，企業應配合相關法令要求、經營策略及利害相關者需求，加強業主及高階主管對職安衛管理系統的認知。針對危害鑑別、風險與機會評估、法規查核、目標制訂、文件制訂與管制、績效評估量測及內部稽核等，需開發專業職能課程並辦理訓練。(傳送門)

系統架構建置階段應參考營造業相關法規及指引，根據政策目標及利害相關者需求，制定風險與機會評估方法。明定職安衛管理系統查核項目及比例，依專長慎選查核人員，將營造工程安全衛生管理法制化。(傳送門)

人員權限管理與分工

有效的數位文件管理需要清楚的人員權限分工。營造廠雲端管理專案文件可將使用者劃分為三類權限：系統管理者（工地主任）為雲端資料夾創建人，可邀請其他使用者並設定權限；安全衛生管理人員負責建置、管理安全管理相關文件表單；包商及施工人員僅能選閱安全管理相關資料。(傳送門)

文件審核機制同樣重要，透過多層級審核確保文件的正確性與完整性。當承攬商或相關人員上傳文件時，安衛管理人員可進行審核，不符要求者可予以退回並重新檢視。(傳送門)

文件安全性與權限控管

多層級權限管理機制

電子文件管理系統的安全性控管是營造業數位化轉型的關鍵課題。現代文件管理系統提供多層級權限控管，可依部門、職級、文件機密等級設定不同的存取權限。系統管理者能夠指定檔案存取權限，只有擁有檔案連結的人員才能檢視公開文件。(傳送門)

台塑網DMP文件管理與保全系統提供完整的權限控管機制，支援文件安全政策功能。系統提供線上閱讀保護，支援PDF或原始檔瀏覽，並可提供文件動態浮水印，防止未經授權的複製或外洩。(傳送門)

資訊安全與備份機制

文件安全控管系統產品已發展相當成熟，文件加密、權限控管、外發文件控制都是基本控管機制。現代系統強調加密設定的彈性，可針對不同工作屬性的員工提供差異化的管控力道。D-Security原始檔案保護系統提供使用者透明無感的保護彈性，從文件事前防範、事中管制、事後紀錄提供完整管理措施。(傳送門)

系統內建備份機制能有效防範勒索軟體攻擊，禁止非法授權存取，使用者可自行還原文件。完整的行為記錄及違規告警機制，可記錄非法行為並進行嚇阻通報，紀錄項目符合釋明表要求，協助稽核及提升營業秘密法訴訟成功率。(傳送門)

實務導入案例分析

營造業數位化成功案例

工信工程透過導入WebISO文管系統，有效解決了傳統文件管理的諸多問題。過去所有文件檔案皆由人工手動整理歸檔，不同工地都有各自的文件系統，資源分散各處，工地結束後文件資料易隨之消失。導入系統後，各工地標案產生的各式文件，包括合約書、標單、設計圖、詳細價目表等，都能依專案進行過程的各階段進行蒐集整理，提供完整且可隨時查核的功能。(傳送門)

建國工程同樣透過WebISO系統整合了龐大數量的文件合約，使整體運作更順利、更有效率。使用系統後將所有建案資料、政府文件、合約等做統一管理，發揮調閱的即時性，取代了過往存檔在硬碟或燒成光碟的方式。(傳送門)

政府推動成果與效益

台北市建築管理工程處統計顯示，透過線上審查及線上送件，每張建造執照在線上審查過程中約減少80%以上紙張使用量。執照無紙化系統透過完整的都市管制系統，運用軟體科技重新整合管理行政流程，提供更便民的服務。(傳送門)

建築師可透過網路電子化24小時線上申請送件，透過筆記型電腦、iPad等攜帶型裝置雲端完成各項流程。系統能即時使用筆記型電腦、憑證直接修正缺失上傳，避免不必要的舟車勞頓，達到節能減碳的效果。(傳送門)

未來發展趨勢與建議

人工智慧與自動化應用

營造業文件管理正朝向更智慧化的方向發展。人工智慧技術的導入將能自動辨識文件類型、提取關鍵資訊、進行風險評估，大幅提升文件處理效率。自動化流程可減少人工傳遞與審核時間，透過全文檢索快速搜尋資料，協助管理者有效降低運營成本。(傳送門)

BIM技術與物聯網的整合將為文件管理帶來新的可能性。透過即時數據收集與分析，系統能自動產生各類檢查報告與安全紀錄，減少人工作業的錯誤率。(傳送門)

標準化與整合發展

未來營造業文件管理將朝向更高度的標準化發展。政府積極推動營建電子化，提供共通基礎性網路資料庫建設，包括營建物價、材料規範、基本圖整合中心、電子採購、文件範本、表格、施工綱要等規範。

ISO 45001等國際標準的導入將促進文件管理的標準化，使營造業能與國際接軌。透過建置營建工程運作各項流程所需的職安衛管理系統文件，能使管理系統更順利推動。(傳送門)

結論與管理建議

工地文件與紀錄保存是營造業職業安全管理的基礎工作，隨著法規要求日趨嚴格、工程複雜度不斷提升，建立完善的文件管理制度已成為企業競爭力的重要指標。數位化轉型不僅是技術升級，更是管理模式的全面革新，能有效提升工作效率、降低管理成本、強化法規遵循能力。

營造業者應積極投入文件管理系統的現代化建設，選擇符合業界標準的專業平台，建立完整的權限管理機制，確保文件安全性與可追溯性。同時，必須重視人員教育訓練，培養數位化管理思維，讓科技工具真正發揮效益。

面對未來挑戰，企業應持續關注新興技術發展，適時導入人工智慧、物聯網等先進應用，建構更智慧、更安全的工地管理環境。透過持續改善與創新，營造業將能在數位化浪潮中掌握先機，創造更大的經營價值，為勞工提供更安全健康的工作環境。