【讀書心得】超級專案管理：牛津大學教授揭示計畫成敗的法則，教你順利完成任何專案

作者：傅以斌, 丹．嘉德納

原文作者： Bent Flyvbjerg, Dan Gardner

譯者：許恬寧

出版社：聯經出版公司

出版日期：2024/04/18

語言：繁體中文

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在執行計劃或專案時，我們常常遇到挫折和失敗，這些經驗往往讓人灰心喪氣。有時候，所付出的代價遠超出我們的預期，即便不斷反思和檢討，失敗的經歷仍不斷重演。這讓我們不禁思考，為什麼如此多的專案會陷入困境？究竟是什麼因素導致專案無法如期完成或預算超支？

根據多項研究數據顯示，全球超過99.5%的大型專案不是因預算超支就是進度延遲，甚至可能兩者兼而有之。舉例來說，雪梨歌劇院的興建成本超出預估達14倍，而美國加州的高鐵計畫預算更是從330億美元飆升至1000億美元，至今仍未完成。這類問題不僅發生在國家級的重大工程專案中，我們的日常工作中也時常碰到。看似簡單的任務，往往比我們想像中更為困難且複雜。

全球知名的專案管理專家傅以斌曾擔任數十個價值超過數十億美元專案的顧問，並在牛津大學帶領專業團隊，花費數十年時間收集來自世界各地的專案數據，建立了一個龐大的資料庫。在他的著作《超級專案管理》中，他透過大量的實例分析，揭示了為什麼大多數專案會失敗，以及少數成功專案的共同特徵。他以科學方法來總結這些專案中的關鍵要素，並提出一套可以應用於任何專案的成功法則，幫助人們將遠大的願景轉化為具體的計畫，最終推動專案走向成功。

這本書提出了幾個值得我們深思的策略：

問始問「為什麼？」

在進行任何專案之前，最重要的是先問自己「為什麼要做這件事？」這不僅能幫助我們釐清專案的核心目標和方向，還能讓我們專注於真正重要的事情，而不會迷失在細節或短期的困難中。

慢思快行

成功的專案並非只依靠快速的執行，而是需要在前期進行仔細的規劃。傅以斌強調「慢思快行」的重要性，也就是要用充足的時間進行思考和規劃，然後在執行階段快速反應並靈活應變。這樣可以縮短出現風險的時間窗口，盡可能減少不可預測的變數，從而提高專案成功的機率。

採取外部觀點

無論我們在處理何種專案，時刻保持謙虛的態度非常重要。我們的專案可能並非如此獨一無二，很多時候其他專案的經驗可以提供有價值的參考。我們需要勇於跳出自身的思維框架，從外部觀點來看待問題，這樣才能避免重蹈覆轍。

最大的風險是自己

專案管理中的一個常見問題是，管理者往往忽視自己可能成為專案中的風險之一。過度自信、偏見以及短視的決策都可能導致失敗。因此，專案管理者必須時刻保持警惕，注意自己的思維和行為偏誤，避免只專注於當前的事務，而忽視長遠的發展方向。

這些原則和策略不僅適用於大型工程或企業專案，也同樣可以應用於日常工作中的小型專案或計畫中。無論專案的規模大小，這些方法都能幫助我們更好地理解專案的本質，並在面對挑戰時做出更好的決策。

書中提供的實例也讓我們更好地理解這些概念。傅以斌以雪梨歌劇院、美國加州高鐵這樣的大型專案為例，說明了專案規劃中常見的錯誤，以及為何這些錯誤會導致巨大的資源浪費和延誤。此外，書中還舉了一個特別成功的案例：丹麥在尼泊爾推動的一個教育援助計畫。

這個計畫的目標是在尼泊爾興建兩萬所學校和教室，專案開始於1992年，原定預計要花費二十年時間才能完成。然而，這個專案不僅在預算內完成，還提前了八年，於2004年順利落成。這個專案之所以成功，除了精確的規劃和謹慎的管理外，還得益於丹麥團隊對當地實際情況的充分了解，並以靈活且務實的方式推進每一個階段。最終，這些新建的校舍不僅提升了尼泊爾的教育水準，甚至在2015年的地震中還拯救了無數生命，因為這些建築在設計之初就考慮了防震的需求。

這樣的成功案例告訴我們，專案管理的成功並非僅僅依賴技術和資金的支持，更重要的是人們如何應對挑戰、規劃未來、靈活應變。正如傅以斌在書中提到的：「專案成功的共通因子在於對風險的前瞻性思考與精確的執行。」這意味著專案管理者必須具備卓越的領導能力和高度的適應力。

此外，傅以斌還指出，許多大型專案之所以失敗，往往是因為承諾謬誤（commitment fallacy）。也就是說，管理者一旦投入大量資源和時間後，便很難在途中承認錯誤或作出改變，導致問題愈演愈烈。這也是為什麼許多專案會不斷超支或拖延的原因。成功的專案管理者需要具備勇氣在必要時調整計畫，並避免固守初衷而忽視現實狀況。

總結來說，傅以斌的《超級專案管理》不僅是一本專案管理的工具書，更是一部關於如何應對複雜性和不確定性的哲學指南。無論是企業高層、政府官員，還是日常生活中的普通人，都能從中學到寶貴的經驗和教訓。這些經驗不僅能幫助我們更好地管理專案，還能提升我們應對困境的能力，使我們在面對未知時更加從容。

在未來的專案中，我們可以透過這些策略來增強自己的專案管理能力，不僅能提高專案的成功機率，還能減少失敗帶來的挫折感與成本。這本書讓我們認識到，成功的專案管理不僅是科學，更是一種藝術，它需要理性思維與靈活應變的完美結合。